Huishoudelijk reglement
Versie 12 juli 2018
Aanpassing bedrag in art. 14 goedgekeurd door ALV op 23 maart 2018
Aanpassing tgv. invoering AVG
RECHTEN EN PLICHTEN VAN DE LEDEN
Artikel 1 Winterleden zijn leden die een lidmaatschap aangaan voor de periode van 1 oktober tot en met 31 maart. Zij hebben dezelfde rechten en plichten als de jaarleden. Met uitzondering van het stemrecht op de ALV. Zij hebben evenmin het passief kiesrecht. Zij kunnen wel aanwezig zijn op de ALV en kunnen het woord voeren en voorstellen indienen. Hun financiële verplichtingen m.b.t. bardiensten en afkoop bedragen de helft van die van de jaarleden. De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het geldende baanreglement en aan schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van bestuur, baan- en kantinecommissie met inbegrip van waarnemers bij afwezigheid van leden van die commissies. Als waarnemer kan worden gerekend de dienstdoende barmedewerker.
Artikel 2 De leden zijn verplicht adreswijzigingen ten spoedigste aan de ledenadministratie op te geven; emailadres: [email protected]. Zij zijn tevens verplicht de contributie te voldoen middels automatische incasso vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar, dan wel binnen 1 maand na ontvangst van de factuur.
Artikel 3 De leden hebben het recht bij alle wedstrijden en andere evenementen van de vereniging aanwezig te zijn.
Artikel 4 Schade aan de vereniging of aan haar bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door de vereniging geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 5 Op het aanmeldingsformulier als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de statuten dient te worden vermeld: naam, voorletters, roepnaam, geboortedatum, adres, woonplaats met postcode en telefoonnummer, bankrekeningnummer en emailadres. De aanmelding kan in behandeling worden genomen nadat het formulier volledig is ingevuld.
BESTUUR
Artikel 6 De volgens de statuten en dit huishoudelijk reglement (HR) gekozen verenigingsbestuurder wordt in principe benoemd voor een periode van drie jaar. De voorzitter is maximaal twee aaneengesloten perioden van 3 jaar in functie. Een bestuurder is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en tot het daarin uitbrengen van zijn stem. Ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend.
Artikel 7 Ieder jaar treedt eenderde van het aantal bestuursleden af volgens een op te stellen rooster. De afgetreden functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De (her)verkiezingen van bestuursleden geschiedt in de Algemene Ledenvergadering (ALV). Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het bestuurslid in wiens plaats hij gekozen is, volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 8 Het bestuur is verplicht om op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van: 1. Namen en adressen van de in artikel 4 van de statuten genoemde personen (zie ook AVG, artikel 28). 2. Presentielijsten en notulen van elke ALV en bestuursvergadering. 3. De bezittingen en schulden van de vereniging, kleine voorwerpen van geringe waarde uitgezonderd. 4. Eigendommen welke de vereniging aan haar leden in bruikleen heeft gegeven. Van de onder punt 1 genoemde administratie moet aan ieder lid dat daarom verzoekt binnen één week inzage worden verstrekt.
Artikel 9 Ter uitvoering van haar administratieve taken kan het bestuur een leden- en een financiële administrateur benoemen.
Artikel 10 In de eerste vergadering van het bestuur na de ALV wordt een voorzitter, secretaris en penningmeester gekozen. Voorzitter, secretaris en penningmeester vormen het Dagelijks Bestuur (DB). Leden van het DB worden in geval van ontstentenis door andere bestuursleden waargenomen. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de laatst afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 11 De vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of ten minste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergadering de leiding en is bevoegd de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 12 De bestuursvergadering wordt in de regel minimaal 14 dagen van tevoren bijeengeroepen, het liefst door middel van een schriftelijke convocatie aan ieder bestuurslid. Tot het bijeenroepen van een bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dat verzoek binnen 14 dagen geen gevolg is gegeven en de bestuursvergadering niet binnen 28 dagen na indiening van het verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelfbevoegd tot bijeenroeping.
Artikel 13 Alle besluiten in bestuursvergaderingen worden genomen met meerderheid van stemmen. Blanco stemmen worden beschouwd als niet uitgebracht. Bij staken der stemmen beslist de voorzitter.
Artikel 14 Het bedrag als genoemd in artikel 10 lid 3 sub c van de statuten wordt vastgesteld op € 5000,-- per rechtshandeling.
Artikel 15 Voor disposities en overboekingen van de bank- en/of girorekeningen tot een bedrag van € 1200,-- is alleen de handtekening van de penningmeester en voor zover benoemd ook die van de financiële administrateur vereist, boven dit bedrag dienen deze vergezeld te gaan van de handtekening van een der overige leden van het DB of, bij hun ontstentenis van de vice-voorzitter.
COMMISSIES
Artikel 16 Het bestuur kan al dan niet op verzoek dan wel advies van de ALV één of meerdere commissies benoemen met een omschreven opdracht en bevoegdheid. Deze commissies zijn verantwoording verschuldigd aan het bestuur en brengen jaarlijks verslag uit aan de ALV. Het bestuur benoemt de leden van de commissies en is bevoegd de commissies te ontbinden, tenzij in de statuten of het HR anders is bepaald. Naast de statutaire kascommissie worden vier bijzondere commissies in dit HR nader omschreven te weten de kantinecommissie, de technische commissie, de jeugdcommissie en de commissie ledenadministratie. De voorzitters van die commissies zijn q.q. ook bestuurslid. Benoeming van leden voor de diverse commissies en vaststelling van begrotingen en uitgaven worden vastgesteld in een bestuursvergadering.
Artikel 17 De positie en taak van de kascontrolecommissie is in de Statuten geregeld (art.11 lid 4). De kascontrolecommissie wordt in zijn geheel door de ALV benoemd wordt en dient te bestaan uit ten minste twee leden. Zij wordt jaarlijks op voordracht van het bestuur door de ALV benoemd telkens voor een periode van maximaal één jaar met de mogelijkheid van herbenoeming. Indien de kascontrolecommissie uit minder dan 2 leden bestaat, dan dient voor de ALV, waar de kascontrolecommissie zijn verslag doet een andere ALV plaats te vinden, waarin de nieuwe leden van de kascontrolecommissie worden gekozen.
Artikel 18 De werkzaamheden van de technische commissie bestaan o.a. uit de volgende onderdelen: 1. Het regelen en verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden. 2. Het verzorgen van de contacten met de KNLTB in dezen. 3. Het in overleg met de trainer(s) opstellen van plannen ter bevordering van het niveau van de leden. 4. Het opstellen en beheren van taakstellende budgetten.
Artikel 19 De werkzaamheden van de jeugdcommissie bestaan uit: 1. Het regelen en verzorgen van de jeugdcompetitie, -toernooien en -wedstrijden. 2. Het verzorgen van de contacten met de KNLTB in dezen. 3. Het in overleg met de trainer(s) opstellen van jeugdplannen ter bevordering van het niveau van de leden 4. Het plannen en organiseren van de werkzaamheden om uitvoering te geven aan het jeugdbeleid in algemene zin. 5. Het opstellen van begrotingen ten behoeven van bijzondere activiteiten en aanvragen van subsidies bij de Gemeente.
Artikel 20 De werkzaamheden van de kantinecommissie bestaan o.a. uit de volgende onderdelen: 1. Het opstellen van een barreglement en het toezien op de naleving van het barreglement. 2. Het opstellen van een bardienstrooster. Het toezien op de uitvoering van de bardiensten. 3. Zorgdragen voor het uiterlijk en hygiëne van het gehele clubhuis. 4. Het inkopen van barbenodigdheden. 5. Zorgdragen voor de financiële administratie van de bar. 6. Het organiseren van sociale activiteiten. 7. Het ondersteunen van de TC op het niet tennis-technische vlak. 8. Het jaarlijks opstellen en bijhouden van de activiteitenkalender.
ALGEMENE LEDENVERGADERING
Artikel 21 Een besluit van of benoeming door de ALV, niet rechtstreeks betrekking hebbend op een agendapunt der vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 16 lid 9 van de statuten.
Artikel 22 De agenda van de ALV bevat, behalve de uit de statuten of HR voortvloeiende punten, ieder voorstel dat ten minste zeven dagen voor verzending van de convocaties door ten minste drie leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 23 Alle op de agenda voor een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt.
Artikel 24 Kandidaatstelling voor een door de ALV te benoemen functionaris geschiedt door het bestuur en/of door vijf stemgerechtigde leden.
Artikel 25 Door zich te laten kandideren verklaart betrokkene een eventuele benoeming te aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden dient schriftelijk te geschieden bij de secretaris minimaal zeven dagen vóór de ALV, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat.
Artikel 26 Indien voor een vacante functie één kandidaat is gesteld en de termijn voor het stellen van een tegenkandidaat is verstreken, is de kandidaat geacht in de functie te zijn gekozen.
Artikel 27 Indien bij volmacht wordt gestemd, dient de volmachthouder voor aanvang van de vergadering een schriftelijke verklaring van de volmachtgever te overleggen die minimaal de volgende inhoud heeft: naam volmachtgever, naam volmachthouder, handtekening volmachtgever, datum ALV en het agendapunt of de agendapunten, waarover de volmacht zich uitstrekt. De volmachthouder moet een stemgerechtigd lid zijn; deze kan voor maximaal drie leden een stem per volmacht uitbrengen.
ALGEMENE VERORDENING GEGEVENSBESCHERMING (AVG, 25 mei 2018)
Artikel 28 Het bestuur heeft een privacyverklaring opgesteld. Hierin maakt het bestuur duidelijk op welke wijze zij voldoet aan haar wettelijke verplichtingen ihkv. de AVG. Hierin wordt o.a. een register bijgehouden waarin staat welke persoonsgegevens worden geadministreerd, met welk doel, wie toegang heeft, de bewaartermijn etc. Het bestuur kan na een voorafgaand besluit van de algemene vergadering geregistreerde gegevens aan derden verstrekken, waaronder sponsors, behalve van het lid dat tegen deze verstrekking bij het bestuur schriftelijk of via email bezwaar heeft gemaakt. Doorgifte van de gegevens zonder een besluit van de algemene vergadering en zonder het recht op bezwaar gebeurt voor de noodzakelijk door de vereniging aan derden te verstrekken gegevens, waaronder aan de KNLTB en aan overheden of instellingen obv. wettelijke verplichtingen. Gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk gelet op het doel of een bestaande wettelijke verplichting. De Privacyverklaring is openbaar (via de website van de vereniging).
SLOTBEPALINGEN
Artikel 29 Statuten en Huishoudelijk Reglement zijn te raadplegen op de website van de vereniging. (www.tvzuidwest.nl) Leden kunnen een exemplaar aanvragen bij de secretaris.
Artikel 30 Aldus vastgesteld door de ALV op 17 februari 2010 en aangepast na ALV van 20 februari 2015 en 23 maart 2018 en invoering van de AVG.